Wilk syty i owca cała – pokoje czy open space?


Wilk syty i owca cała – czyli, o open space i pokojach biurowych
Fizyczne otoczenie, w którym pracujemy stanowi jeden z najważniejszych czynników wpływających na naszą produktywność i kreatywność. Będzie ona drastycznie obniżona w przestrzeni, w której źle się czujemy. Wpływ na nasze samopoczucie ma wiele elementów, takich jak poziom hałasu, właściwe oświetlenie, ergonomia miejsca pracy, czyste powietrze, czy temperatura. Czy barwy, kształty, kolory, harmonia mają znaczenie? Tak, ogromne!. Moje ponad 20-letnie doświadczenie zdobyte w czołowych pracowniach architektonicznych w Polsce, Niemczech i Austrii pozwala mi w klarowny sposób zdefiniować kluczowe potrzeby moich Klientów. Filarami naszych projektów są ergonomia i piękno projektowanych przestrzeni. Nie ma dobrego projektu biura bez szczerej rozmowy z osobami zarządzającymi firmą o celach strategicznych organizacji i tego, jaką rolę ma pełnić przestrzeń w strategii biznesowej, HRowej, czy komunikacyjnej. To po pierwsze. Po drugie, kluczowym jest pogłębiony wywiad z pracownikami – końcowymi użytkownikami biura o ich potrzebach, oczekiwaniach, ale i rozczarowaniach.
Inne potrzeby mają firmy technologiczne, czy agencje reklamowe, a inne kancelarie prawne i firmy doradcze. Już na pierwszych rozmowach z Klientami pojawia się pytanie – open space, czy pokoje biurowe?

Niestety nie istnieje odpowiedź która wersja będzie lepsza dla pracowników i firmy. Jest to zależne od wielu czynników, również od tego jaką politykę prowadzi organizacja, jaka jest kultura organizacyjna, co chcemy osiągnąć projektując taką, a nie inną przestrzeń.
Trochę historii ? W latach 60 Robert Propst, projektant w firmie Herman Miller, wymyślił że pokoje biurowe będą lepszym rozwiązaniem dla pracowników, którzy do tej pory siedzieli przy długich ławach jak w klasie. Uznał że będą bardziej utożsamiać się z firmą. Będą bardziej wydajni pracując w małych grupach. Niestety jak później się okazało, małe pomieszczenia były coraz gęściej obsadzane, dzisiaj kojarzą się nam z zatłoczonymi, ciasnymi, ciemnymi pokojami z których chce się jak najszybciej uciec. Dodatkowo zamknięcie pracowników w indywidualnych gabinetach ogranicza ich kontakt z pozostałymi osobami, a w konsekwencji uniemożliwia wymianę myśli, idei pomysłów, co w bezpośredni sposób przekłada się na obniżony poziom kreatywności i innowacyjności. Ale co z produktywnością i koncentracją?
Zarówno wśród architektów, jak i ekspertów badających kultury organizacyjne widać wyraźną polaryzację stanowisk odnośnie tego, czy open space jest dobry, czy zły. Niektórzy eksperci twiedzą, że dzięki otwartym przestrzeniom widzimy całą grupę, możemy się z nimi łatwiej komunikować i bardziej utożsamiać z zespołem, działem, organizacją. Indywidualiści nie czują się tak odizolowani, cieszą się większą swobodą. Otwarta przestrzeń umożliwia łatwiejszy przekaz komunikatów przez kierowników grup. Umożliwia ujawnienie spontanicznych reakcji. Pozytywnie wpływa na kreatywność.
Otwartym pozostają jednak pytania, czy introwertycy czują się dobrze wystawieni na permanentne bodźcie z otwartej przestrzeni? Co z prywatnością i intymnością? Co zrobić z nadmiernym hałasem w biurze, który przeszkadza w pracy i skupieniu? Czy ekstrawertycy zamknięci w odizolowanych gabinetach nie zanudzą się tam na śmierć? A ich kreatywność spadnie do poziomu podłogi? Jak pogodzić interesy i potrzeby wszystkich na ograniczonej przestrzeni?

  • Co więc wybrać?

Podchodząc do tematu w standardowy sposób można zaryzykować rekomendację, że
jeśli praca zespołu polega na telefonowaniu, analizie rozmów, wymaga skupienia i koncentracji – lepszym pomysłem będzie podzielenie ich na mniejsze grupy, w oddzielnych pomieszczeniach.
Jeśli natomiast zadaniem zespołu jest stworzenie rozwiązań, co wymaga współpracy, pomocy i wymiany myśliwzajemnie sobie pomagając, pracownicy będą bardziej produktywni w otwartej przestrzeni.
Tylko po co wybierać?
Jednym z najczęstszych rozwiązań, które wypracowujemy razem z naszymi klientami jest rozwiązanie hybrydowe. To niestandardowy sposób pracy i model myślenia,  który łączy w sobie zalety zarówno indywidualnych gabinetów, jak i otwartej przestrzeni, uzupełniając je o dodatkowe rozwiązania części wspólnych biura.
 
Marek Lorens – CEO Lorens Office Tailors